2016.11.22

【前編】会議を変えると、働き方が新しくなる!?

1.はじめに

COMMONS PAGEメンバーに、新しい働き方を提案していきたい!
という思いから発足した「WORKSTYLING LAB」
使い慣れたいつものオフィスは、あなたが不自由なく業務に取り組める場所だとは思いますが、たまには外に出るのもいいですよね?
お気に入りのカフェとか、公園の木漏れ日の下とか、図書館とか、サテライトオフィス的な場所で仕事をすると、新しいアイデアが浮かんだり、効率よく作業が進む!なんて経験はありませんか?

働き方に何か新しいコトやモノをプラスして、仕事パフォーマンスを向上させる「新しい働き方」を検証したり、仮説を立て、実践・報告をしていくのが「WORKSTYLING LAB」のミッションです。 前編と後編の2回に分けて、「会議」をテーマに実施したイベントをレポートします。

第一回目のテーマ : 会議

2.日々の「会議」を見つめ直そう

働くみなさんにとって、「会議」は日常業務。しかし議論がまとまらず時間だけが過ぎたり、誰かの独壇場になることってありませんか?
そんな会議は労力だけ使い、生産的ではありません。

「WORKSTYLING LAB」のイベントにご参加いただいたのは、様々な業種で働く24名の方々。事前アンケートによると、普段の会議時間は1〜2時間という方が多く、その質に関して「時間をかけすぎ」「結論が見えない」「本音が言えない」という不満を感じていることが分かりました。参加者の3分の1が、1週間に会議が平均5回以上と回答。これはぜひ会議の質を改善していきたいものです。

今回、ご紹介したのは3つの「新しい会議スタイル」
「グラフィックレコーディング」会議、「レゴ®シリアスプレイ®メソッド」を活用した会議、「検索」の情報整理術を活かした会議です。

いつもの会議の「スタイル」を変えるだけで、誰もが主体性をもって議論に参加できたり、自然と他人の意見を尊重できたり、同じ1時間でも会議の質が変わってくるはずです。
さて、参加者のみなさんには、どんな気づきや変化があったのでしょうか。




「グラフィックレコーディング」会議

・必要なもの:黒・赤・青・黄色のペン、模造紙など

【この会議のメリット!】
1.議題・論点がひと目でわかる。
2.会議のたどってきた道筋がわかる。
3.出席者が一丸となれる。

講師にTokyo Graphic Recorder 清水淳子さんをお迎えしました。
「グラフィックレコーディング」とは、会議の内容を文字と絵で共有できるように記録していく手法。会議室の壁に模造紙を貼り、会議の冒頭から描いていく。重要ポイントを丸で囲ったり、矢印で対比させたり、何も意見が出ないところはあえて空白にしたり。そうすることで議題が明確になり、意見が対立構造なのか階層構造なのかがひと目でわかります。また、普段言えない自分の考えもグラフィックを通して話しやすくなります。




今回のセッションは、「リアルタイムで言葉を図で言い換えて分かりやすくする技術」を学び、実際に「模擬会議」を開くという二部構成。はじめはとにかく描きます。5W1Hから、人の行動や発言、思考まで、どう表現したらいいのか分からないものまで次々に描いていくと、全員の画力は飛躍的に向上。曖昧になりがちな例え話や「似ている」「大事」「対照」などの概念をレイアウトとデザインで表す手法をマスターし、会議で実践していきます。




模擬会議の議題は「子どものための教育ビジネスを始める」
ここでは絵を描くだけはなく、出た意見を記録に残し、いま議題のどこについて議論しているのかを視覚的に明らかにするのが目的。「どんな子どもに」「なぜ」「どんな手段で」「どんな効果が得られるのか」、模造紙を4分割にして、それぞれのパートに落とし込んでいく。すると、自然に建設的な議論へと会議が展開していきました。模造紙を介して意見を出し合うことで、みんなが次々に発言しやすい場ができたようです。
※清水淳子さんのプロフィール http://tokyo-graphic-recorder.com/


参加者にこんな気づきや変化が!


・1on1のミーティングから、話し合いに具体性を持たせることができた。
・情報の見せ方の工夫の大切さを実感した。
・思考の整理がしやすくなる。
・議題や提案を常に意識しながら会議を進められる。
・内容を絵や文字で、カテゴライズしながら記録していくと、
 みんながどこの議論をしているのかが分かりやすい。
・自分の考えがまとめやすくなる。
・「配置」や「構造」などで内容を分類する方法が、メモをとる時にも役立つ。


「グラフィックレコーディング」会議はいかがでしたか?
紙とペンがあればすぐ実践できます。情報を聞き流してしまうのではなく、模造紙や、ホワイトボードに記録し、可視化させながら会議を進めることで、議論の質は変わっていきます。

さて、後編では、
・「レゴ®シリアスプレイ®メソッド」を活用した会議
・「検索」の情報整理術を活かした会議
2つの新しい会議スタイルをレポートしますので、ぜひご覧ください。

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